旭川市議会 2022-12-12 12月12日－02号
◎総務部長（和田英邦） これまでの紙決裁は、起案文書を、順次、決裁者まで回付し、押印により決裁しておりましたが、電子決裁では、職員が自席のパソコン画面上におきましてシステム内で回付文書や添付文書などを確認し、起案文書に修正が必要な場合には、システム上で、指摘事項の共有や差戻し機能なども活用しながら、承認ボタンを押すことで決裁する流れとなります。
◎総務部長（和田英邦） これまでの紙決裁は、起案文書を、順次、決裁者まで回付し、押印により決裁しておりましたが、電子決裁では、職員が自席のパソコン画面上におきましてシステム内で回付文書や添付文書などを確認し、起案文書に修正が必要な場合には、システム上で、指摘事項の共有や差戻し機能なども活用しながら、承認ボタンを押すことで決裁する流れとなります。
◎子育て支援部長（浅田斗志夫） 起案文書ということでは、発言の後に発議をしておりますけれども、その前に協議はしているところでございます。 ○議長（中川明雄） 能登谷議員。 ◆能登谷繁議員 協議はいろいろあって、先ほどの午前の質疑の中でも、指示はあったということですけども、協議じゃなくて、行政手続が行われなかったのかどうか、そこだけ確認します。 ○議長（中川明雄） 子育て支援部長。
これはもと道南青年の家（旧ロシア領事館）に係る市有財産売買契約の締結についての起案文書ですが、売買契約締結の根拠を教えてください。 ◎企画部長（柏弘樹） 旧ロシア領事館の売買契約締結の根拠についてのお尋ねであります。
平成26年４月17日付で起案をしております不動産の購入について、こちらの起案文書につきましては、不動産を購入するための、それにかかわっての文書でございまして、随意契約により再開発ビルの保留床を再開発事業者から取得する契約を行うことを決定したものでございます。 以上でございます。
今回、こうしたことを踏まえて、改めて、社会教育部におきましてこれまでの委託状況を検証いたしまして、意思決定に係る起案文書がないことでありますとか、経費節減の効果が十分に勘案されていないこと、再委託が前提であるような契約の形態になっていたこと、さらには、プロポーザルにおける価格評価が低かったことなど、委託のあり方として不十分な点があったものと認識をしたところでございます。
また、起案、文書は全て手書き、余りにも個性的な字体で判読不能という上司もおりました。そして、それを浄書するのは専任のタイピストが総務におりました。現在、個人情報保護、説明責任、コンプライアンス、情報開示といった言葉すらその当時はございませんでした。それから40年近くたちまして、今や時代は大きく変化し、全ての職員の机の上にはパソコンが置かれまして、今やパソコンのない事務処理は考えられません。
ですから、一つの業務を最初から最後まで全部行うための起案段階から準備段階から十分に、当然過去の例も見ながら進めていきますので、ここで法令も含めた個人の実力が十分に備わっていくというふうに考えておりまして、俗に起案文書を見ればその人の実力がわかるというような判断もできますので、これで十分評価をしていけるというふうに考えております。 以上でございます。 ○議長（寺島徹） ５番、犬塚議員。
また、文書、記録作成の一般的なマニュアル等についてでございますが、公文書管理規則や事務取扱規程などに、事案の決定や報告に当たっては公文書を作成すること、あるいは、起案文書に明記すべきことなどを規定しておりますほか、職員向けに文書作成のハンドブックを作成しているところでございます。 次に、国や他自治体の先行例でございます。
◎町長（宮坂尚市朗君） 職員としての発案がなされて、実は起案文書で上がってくるという仕組みで、この提案制度の規定を全然使わなかったということは事実でございます。それは単純に職員としてこの提案制度をよく知っていなかったのかなとは思います。ただ、先ほど言いましたように、この制度を使わなくても、通常の提案手続が、企画立案手続が現実にありますので、それを使って提案がされたということでございます。
◎消防長（太田義正） メーカーとの協議の中で起案文書がないという、この理由について答弁漏れがあったように思います。 数回にわたり協議を行っておりましたけれども、現在も継続検討中であるということから、最終的な起案は行われていないものですが、その時点、時点で記録を公文書で残すべきものであったというふうに考えられます。 まことに申しわけございません。 以上です。
契約担当者の合理的裁量判断が明記される起案文書となっているのかどうか、お聞かせいただきたいと思います。 指名登録、入札参加資格登録などの厳格なチェック、「高額な委託料を支出する必要性に疑問がある」と指摘された。基本計画など、委託契約のすべてを一度見直すべきではないでしょうか。 次に、市長の免責にかかわる問題について質問をいたします。
公務員の職務遂行情報とは、例えば起案文書に記載されている起案者の職・氏名などであり、これらの情報は現行条例においても、運用上、公開としていますが、条文上、新たに明記するものです。
したがって、これは当然ですね、平成12年の時にですよ、何とか許してやれないかということからね、こういう起案文書をつくって、そして、受け付けというふうになっていったのですよ、これ。 したがって、今、市長が答えた、39万の受け付けは間違っているなんて言うけれども、39万の受け付けは何も間違っていないのですよ。
一例で申しますと、一昨年９月１２日の奈良県食糧費公開請求事件に対する最高裁判決に倣いますと、今まで議会の委員会資料として提出されていた起案文書、支出承認伺票の決裁欄の印影は、ことごとく墨塗りされていたわけですが、果たして正当な利益等が損なわれるのかどうか、そういう視点から、職員が押捺する印章が非開示とされてきた慣習に疑問符がつくことになりそうです。
次に、平成１４年９月２６日の起案文書についてということでございます。 これにつきましては、契約に入る準備段階での内部意思決定をしなければならないということがございまして、その意味でサンライズビルを借りることについての市の行政意思を固めたという起案でございます。
大河内議員が議会運営委員会で、答申を受けた後の市の考え方や方針、起案文書の資料要求をされましたが、市長発言と一致しているので、これ以上のものはない、との一点張りで、文書の不存在が明らかになりました。 市長の報告書の趣旨を受けとめた認識とか、対策を含めた考え方は、行政意思そのものだと思いますし、文書がないという理由がわかりませんが、行政意思はまだ確定していないという理解でよろしいのでしょうか。
また、どういう場合に他の情報とで把握するようなことになってくるかというと、基本的にその起案文書等に記載する内容が不十分な場合、１枚のペーパーできちんと書いてあれば、他の情報と照合することなく文書が明確になるのですけれども、すべてがそのようになっていないことから、記載が少ない場合に、今議員がおっしゃったような事例が発生すると思われます。